شهد العقد الأخير
من القرن العشرين تطورات عميقة وشامله في مجال تكنولوجيا المعلومات
والاتصالات ، لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والانظمه التي
تقوم علي تنظيم الأرشفة والأرشيف الالكتروني . فمركز خدمات
الأرشيف الالكتروني التابع للهيئة القومية للبريد . والذي تأسس في نوفمبر 2006 بمدينه السادس
من أكتوبر .جاء ليخدم الوضع الحالي والمستقبلي لكافة المؤسسات وذلك علي
اختلاف أحجامها وأنشطتها .. ووصولا إلى تحقيق ما هو مطلوب ولكسب السبق في
المنافسة .. فإن العميل يلحظ التباين بين المركز وبين تلك التي تعمل في مثل
هذا المجال .. وفي
الأرشيف الالكتروني .. هناك محاولات للتجديد .. بتقديم ما لا يقدمه المنافسون في نفس المجال
.. و جاء علي لسان المهندس/ محمد والي مدير المركز أنهم يقومون بقراءة جيدة
ومتواصلة لكل جديد في هذا المجال.. لهذا فنجد إن مركز خدمات
الأرشيف الالكتروني كسب الرهان بالجمع بين كونه تابع لهيئة حكوميه وتقديمه لخدمات متكاملة في
مجال الأرشفة الالكترونية عن طريق منافسة شريفة تقوم على عنصر التميز
والعمل .. ولهذا فليس من الإنصاف في شيء .. أن نغفل عن هذا الانجاز الضخم
والمميز .فالمركز يوظف كل إمكانياته لتحقيق مجموعه من الأهداف أهمها :
الوصول بنا إلي مجتمع بلا أوراق : فإحدى السلبيات الكبيرة لوسائل الأرشفة القديمة هي التعامل مع الكم
الكبير من الأوراق والملفات التي يمتلئ بها الأرشيف في مختلف المؤسسات ومن
هذا المنطلق فإن المركز يضمن سهولة تخزين واسترجاع هذه الملفات الورقية
بسلاسة ويسر من خلال المعالجة الآلية المتكاملة لانجاز ومتابعه تدفق
الأعمال لدي المؤسسات المختلفة سواء العام منها أو الخاص .
تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية: فتطبيق نظام
الأرشيف الالكتروني يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة
الإليكترونية مما يؤدي إلي الرفع من أداء المؤسسات الحكومية والتقليل من
المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين .
القضاء علي الروتين: عن طريق استخدام نظام أرشيفي ناجح فإنه يستطيع ربط أجزاء المؤسسة فيما
بينها مهما تباعدت أماكنها وبالتالي سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق
الالكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاقها مما يوفر الوقت والجهد ]
تامينالمعلومات ضد الكوارث: لديه كافة الوسائل لتأمين البيانات المخزنة ضد – أية مخاطر محتملة كانت
تهدد نظام الأرشفة التقليدي مثل مخاطر الحريق أو تلف المستندات الورقية.
تسهيل التعامل معالمستندات ومحتوياتها: يقوم بتحويل محتوى الوثائق إلى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق .
توفير السرية والأمانللمستندات ومحتوياتها : يقوم بتأمين الملفات وحمايتها مع الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث لا يطلع عليها إلا الشخص المصرح له بذلك .
توفير وحسن استغلال المساحات: وذلك عن طريق توفير مساحات أقل لتخزين المستندات الورقية.
سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكاتالالكترونية: عن طريق استخدام تقنيات متقدمه لتداول الوثائق بين المستخدمين .
إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد منالأشخاص' في نفس الوقت كل حسب اختصاصه مما يوفر تبادل المعلومات بين مستخدمي
الأرشيف والذي يؤدي بدوره إلي توفير الوقت مهما كان حجم هذه البيانات .
الارتقاء بمستوي وعي العاملين .
· هذا بالإضافة إلي أن مركز خدمات
الأرشيف الالكتروني ليس فقط عماله مدربة وحاسبات وحزمة برامج ، ولكنهم حريصين علي تامين
وحماية الملفات مع المحافظة علي أصولها وذلك من خلال تطبيق مجموعه متكاملة
من الأساليب التي توفر التامين الشامل للمعلومات التي تم تخزينها .
م ركزالأرشيف الالكتروني المتكامل
· الأرشيف الالكتروني من اكبر المشروعات المتطورة في البريد المصري
· التامين التقني للمعلومات والوثائق وال جهز ة والبرامج
· توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل
· مراكز فرعيه للأرشيف بالمحافظات " 8 " مراكز
· المركز يوفر فرص عمل كثيرة للشباب
لم يخطر ببال احد أن يتساءل عن مصير الأوراق والمستندات - ا لهامه التي
تتكدس بالهيئات المختلفة كالوزارات والجامعات بعد سنوات طويلة حيث يصفر
لونها وتتعرض للتلف والضياع ويصبح من الصعب الإطلاع عليها واستدعائها وبعد
مرور فتره يصبح مصيرها أن توضع في اجوله حتى يتم إعدامها .
الأرشيف:
هو ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة والإدارة معاً وأصبح اليوم يمثل العنصر
الأساسي في الإدارة .ويعتبر الأرشيف هو اللبنة الأولي التي يعتمد عليها في
عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.وقد تنبهت المؤسسة الحكومية
الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه ويظهر هذا بصوره اكبر
في الدول المتقدمة فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة
العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية ، وواكب هذا التطور الكيفي والكمي
تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته.
من أهم التحديات
التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث هي إدارة وحفظ واسترجاع المعلومات من الكم
الهائل من الوثائق والملفات الورق يه والتي تتزايد بشكل يومي بالاشاره
إلي بعض الإحصائيات فان الموظف يقضي نصف يومه مشغول بمختلف أنواع الوثائق (
مراسلات ، نماذج ، مخططات ، الخ ...) . إذ تم تخفيض المدة اللازمة لإنشاء
هذه الوثائق ، أو مده البحث عن الوثيقة المطلوبة ، أو توزيع الوثائق للجهات
المطلوبة ، فان ذلك يؤدي إلي زيادة إنتاجية المؤسسة بشكل كبير .
الأرشيف التقليدي
الوثيقة الورقية هي أكثر الأشكال انتشارا في نظم الحفظ في كثير من بيئات
العمل ، وكان الشكل الورقي هو المسيطر علي الأشكال المختلفة للوثائق من حيث
الكم ثم يتم أرشفة هذه الأوراق والمستندات بوضعها العادي مع عمل فهرسة
يدوية وللبحث عن هذه الوثيقة ومع ازدياد أعداد الأوراق تظهر مشكلة الحفظ
المادي لهذه المستندات وبعدها نتساءل عن مصير هذه الأوراق والمستندات
الهامة التي تتكدس بالهيئات المختلفة وبعد سنوات طويلة من الحفظ حيث يصفر
لونها وتتعرض للتلف والضياع ويصبح من الصعب الاطلاع عليها أو استدعائها
وبعد مرور فتره يصبح مصيرها أنها توضع في اجلوه حتى يتم إعدامها.
الأرشيف الالكتروني
هو نظام لتخزين المستندات كوحدة متكاملة ومترابطة واستخدامها بطريقة
وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته وقد أدي التوسع في استخدام
الحاسبات وتكنولوجيا المعلومات إلى ظهور الوثائق الالكترونية والتي تعرف
بأنها. الوثائق الموجودة في شكل يحتاج إلي أجهزة الحاسبات من اجل إمكانية
معالجتها وإتاحتها للاسترجاع.
وبالتالي فان
الوثائق الالكترونية الناتجة عن هذا التطور التكنولوجي أصبحت تتزايد بشكل
ملحوظ وأصبح لا غني عنها في المنظمات لما تمثله كمصدر للمعلومات وللعمليات
اليومية بالمنظمة ولصانعي القرار بهذه المنظمات ، لهذا استدعي الأمر ضرورة
وجود نظم للتعامل مع هذه الوثائق بما يتناسب مع طبيعتها ، هذه النظم أطلق
عليها نظم الأرشيفات الالكترونية " والتي تعرف بأنها :هي النظم الالكترونية
المستخدمة لإدارة الوثائق والتي تسمح بالتخزين والاسترجاع والمشاركة
للوثائق الالكترونية مع توفير التأمين والحماية والسيطرة اللازمين لها..
مركز خدمات الأرشيف الالكتروني
الافتتاح :
تم افتتاح المركز
في نوفمبر 2006 بمدينه 6 أكتوبر وكان ذلك بحضور .المهندس / طارق كامل وزير
الاتصالات وأكد من خلالها أن مصر والدول العربية تحتاج إلي إنشاء نظم
المعلومات عموما ونظم حفظ واسترجاع الوثائق علي وجه الخصوص مشيرا إلي أن
نجاح النظم يحتاج بجانب الأجهزة والمعدات والبرمجيات إلي نشاط إدخال الكم
المتراكم من الوثائق والبيانات إلي نظم حفظ قواعد البيانات الخاصة بهذه
النظم .وقد رافقه الافتتاح المهندس / علاء فهمي رئيس الهيئة القومية للبريد
. وأكد المهندس / محمد والي مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني
انه بالرغم من وجود العديد من الشركات المتخصصة في توريد (H.W إلا انه
لا توجد شركات علي مستوي عا من الكفاءة في مجال إدخال الكميات الضخمة من
الوثائق والبيانات إلي النظم . صور .
يعد أول واكبر مركز حكومي متكامل يعمل في مجال الأرشيف الالكتروني
فهو يضم جميع مراحل الأرشفة الالكترونية وهي ( الإعداد والتجهيز ، إدخال
البيانات ، التامين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج ، المسح
الضوئي ، مراقبه الجودة ، التخزين المادي ، الخ.) . وذلك باستخدام احدث
التكنولوجيا المتاحة في هذا المجال عالمياً . والمركز يفتح الآفاق أمام
الهيئة القومية للبريد لاستخدام هذا النظام في تقديم خدمات جديدة للمواطنين
ومواكبة عصر الحكومة الالكترونية وذلك من خلال استغلال المميزات الفريدة
للهيئة بانتشارها في كافة محافظات مصر مما يمكنها من إرسال واستقبال
المستندات بكافة أنواعها عبر شبكة الانترنت لتغطية أي مكان داخل القاهرة
والمحافظات .
وتعتمد إمكانية تقديم هذه الإمكانيات الضخمة لنظام الأرشيف الالكتروني
والمصنف في المستوي الأعلى لنظم إدارة الوثائق حيث يتميز بالقدرة علي
التعامل مع مئات الآلاف من الوثائق يوميا وتخزين ملايين من الوثائق والبحث
فيها واسترجاعها وأيضا التعامل مع مواقع عن بعد من خلال مختلف المستويات
لتعميم الخدمات بين المواقع علي مدي غير محدد جغرافيا وهو ما تعجز عنه
النظم ذات المستوي الأقل .
الأرشيف الالكتروني
يعد بنك للمعلومات والوثائق حيث يتم من خلاله تحويل المستندات الورقية
بكافة أنواعها وحالتها إلى مستندات إلكترونية يسهل استرجاعها والتعامل معها
بطريقة إلكترونية . وكذلك حفظها بطريقة مادية إلكترونية واستخراج
المعلومات منها في دقائق معدودة وبالتالي فتظهر لنا
الأهداف الرئيسية للأرشفة الالكترونية وهي:
· توفير الوقت والجهد والمساحات لحفظ واسترجاع الوثائق .
· سهولة استرجاع البيانات والوثائق بكافة أنواعها
· سهولة إدارة المحتوى الالكتروني وتبادل الوثائق ودورات العمل
· تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية
· استخدام هذه البيانات وتحليلها والاعتماد عليها في اتخاذ القرارات
· سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية
· السرية التامة باستخدام احدث التقنيات في مجال تامين المعلومات
· إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه
· حفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل تكلفه
· الارتقاء بمستوي وعي العاملين
[b]ولدى المركز إمكانيات متكاملةلتطبيقات الأرشفة وهي :
§ تطبيقات Registration
§ تطبيقات إدخال البيانات Data Entry
§ تطبيقات المسح الضوئي Document Scanning
§ تطبيقات مراقبة الجودة Control
§ تطبيقات أرشفة مادية الكترونية Record Management
§ تطبيقات Work Flow
§ تطبيقات أرشفة الملفات الالكترونية( E-mail – Fax – PDF- XML – HTML – Doc….)
§ تطبيقات OCR
§ تطبيقات Web Application
§ تطبيقات التقارير
§ تطبيقات إدارة النظام
تكوين النظام – تكوين مراحل العمل – إدارة المستخدمين والصلاحيات – تكوين التقارير
وإمكانيات المركز تتلخص في :
1 - الاستشارات والتصميمات لأنظمة الأرشفة الالكترونية والمادية .
2 – الأرشفة الالكترونية .
3 – الأرشفة المادية.
4 – التأمين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج .
5 – التدريب .
6 – توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل أو في المركز .
7 – مراكز فرعيه بالمحافظات " 8 مراكز " وجاري زيادة هذه المراكز والتوسع جغرافياً لتشمل جميع مناطق البريد في الجمهوريه .
8 - المركز الرئيسي يعمل 3 ورديات بإمكانيات :
- 150 محطة إدخال بيانات / وردية ]
- 75 محطة مراجعة بيانات / وردية ]
- 100محطة مسح ضوئي / وردية ]
-مساحات حفظ مادي لملايين المستندات .
ومن خلال مسيرة عمل جاوزت الخمس سنوات قام المركز بالعديد من المشروعات ومنها أرشفة ما يتجاوز ال60 مليون مستند .
والمشروعاتهي :
· مشروعات مع البريد المصري ومنها .
عملاء التوفير - دفتر استثمار البورصة .
· مشروع اتصالات مصر .
· مشروع بنك الاسكندريه مليون مستند .
· مشروع حماية المستهلك " يومي"
· مشروع ال DOOR TO DOOR
وفي استكمال لما تم إنجازه في المرحلة السابقة سوف يتم تحقيق المزيد من
الإنجازات ومن أبرزها تجهيز مراكز للأرشيف فرعية بالمحافظات وذلك بناءاً
على خطة تطوير وتوجيهات السيد رئيس مجلس الإدارة . وقد تم البدء في
الإعداد لمراكز أرشيف في كلاً من المحافظات الآتية الغربية ، الشرقية ،
الدقهلية ، الإسكندرية ، السويس ، أسيوط ، سوهاج ، البحر الأحمر ) وجاري
تنفيذ الأعمال الإنشائية والبنية التكنولوجية للتشغيل وتم الانتهاء من
تجهيز فرع طنطا وجاري تجهيز فرع الإسكندرية .
وسيحدث هذا التطور طفرة كبيرة بمجال الأرشيف الالكتروني من توسع أفقي للمشروع بالمحافظات المختلفة وذلك لنشر ثقافة الأرشيف الالكتروني والبدء في تطويره ليصبح بنك المعلومات على مستوى الجمهورية .
ومن خلال هذا التوسع فإن هذه الفروع سوف تقوم بتقديم خدمة الشباك الموحد
E – Counter وهي أحدث المشروعات الهامة الجاري تنفيذها خلال الفترة
القادمة داخل مركز خدمات الأرشيف الالكتروني
وهي عبارة عن نظام جديد لخدمة العملاء وموظفي مكاتب البريد وذلك لتسهيل
التعامل بينهم حيث يتم وضع رقم خاص لكل عميل ومن خلال إدخال هذا الرقم على
الحاسب يستطيع موظف مكتب البريد الحصول على كافة المعلومات والبيانات
الخاصة بالعميل كما يوضح أيضا حجم تعاملات العميل مع الخدمات البريدية التي
تقدمها الهيئة .
بالإضافة إلى مشاركة هذه الفروع في المشروعات الخارجية حيث أن مشروع الأرشيف الالكتروني لا يقتصر على تقديم خدمات للهيئة القومية للبريد فقط وإنما يقدم خدمات للغير (وزارات – هيئات ومؤسسات – شركات خاصة .
ولذلك يعد الأرشيف الالكتروني
وسيله عمل مهمة لأي مؤسسه أو منشاة نظرا للفوائد الكبيرة التي تحقق من
خلاله كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي وإمكانية ربط
أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها والرفع من أداء المؤسسات
لذا فقد أصبح لزاما علي كل المؤسسات أو المنشات الحكومية أو الخاصة أن
تواكب العصر وتتحول إلي الارشفه الالكترونية وذلك تحقيقا لمصلحتها ومصالح
مستفيديها .
مراحل العمل
أولا : الاستشاراتوالدراسات التفصيلية
يتم تكوين فريق عمل يخدم الوضع الحالي والمستقبلي داخل المؤسسات وذلك لوضع خطه العمل لدي هذه المؤسسات علي اختلاف أحجامها وأنشطتها.
ثانيا : الإعداد والتجهيز والتسجيل
هي مرحلة استقبال وإعداد المستندات وفرزها ومطابقتها طبقا لمتطلبات
التعاقد مع العميل من حيث المواصفات واستكمال البيانات ثم نقوم بتجهيز رقم
كودي أرشيفي موحد لا يتم تكراره داخل المشروع وذلك لسهولة البحث
والاسترجاع للنسخة المادية أو الالكترونية بسهوله . وبعد ذلك نقوم بتسجيل
المستندات باستخدام الكود الأرشيفي .
ثالثا : إدخال البيانات
نحن قاده وذلك عندما يتعلق الأمر بمرحلة إدخال البيانات فنحن لدينا كل
البرامج الخاصة بإدخال كافة أنواع البيانات. ويتم في هذه المرحلة إدخال
بيانات المستند المطلوب أرشفته وفقا للتطبيق المتفق عليه والتي تتوافق مع
متطلبات العميل.
رابعا : المسح الضوئي :
يتوافر لدينا أجهزة المسح الضوئي ذات الكفاءة العالية والتي تعطينا صوره
فائقة الجودة . وفي هذه المرحلة يتم المسح الضوئي للمستندات وحفظ نسخه
الكترونية من المستند للرجوع إليه عند الحاجة وربط هذه النسخة بقاعدة
البيانات الخاصة بها.
خامسا : المراجعة
من خلال
هذه المرحلة يتم مقارنة البيانات المدخلة في مرحلة إدخال البيانات مع
الصورة المدخلة في مرحلة المسح الضوئي والتأكد من دقة هذه البيانات وإصلاح
وتعديل الأخطاء وإمكانية إعادة تصوير المستند.
سادسا : الارشفه الالكترونية
هي مرحلة تجهيز المستندات وبياناتها لمرحلة الحفظ المادي الالكتروني وذلك بربط الرقم الأرشيفي بمكان الحفظ.
سابعا : الحفظ المادي
من خلال هذه المرحلة تتم عملية التخزين المادي للمستندات في إطار استخدام النظم التكنولوجية وذلك عن طريق تحديد:
الحجرة – الراك – الرف – الصندوق – الحافظة. التي تمكن من الوصول إلي المستندات بأسرع وأسهل الطرق الممكنة .
تطبيقات الارشفه
ومن اجل ضمان نظام أرشيف الكتروني ناجح يقوم بعمليات التخزين والإتاحة
والتامين لهذه الوثائق نجد انه لدى المركز إمكانيات متكاملة لتطبيقات
الأرشفة والتي يمكن تطبيقها كلها أو بعضها حسب ظروف كل منظمه وهي:
§ تطبيقات إدخال البيانات
§ تطبيقات المسح الضوئي
§ تطبيقات مراقبة الجود ة
§ تطبيقات أرشفة مادية الكترونية
§ تطبيقات أرشفة الملفات الالكترونية
§ تطبيقات التقارير
§ تطبيقات إدارة النظام ) تكوين النظام – تكوين مراحل العمل – إدارة المستخدمين والصلاحيات – تكوين التقارير(
الاجهزه :
لدينا احدث الأجهزة المستخدمة في الأرشفة و منها: الحاسبات الآلية, الماسحات الضوئ , طابعات البار كود, قارئ البار كود, الطابعات
الدعم الفني
• وضع مواصفات الأجهزة والبرامج المطلوبة
• تحليل و تصميم النظام .
• تطوير البرامج لتنفيذ النظام
• الاستشارات الفنية لجميع المراحل
• تجهيز الوسائط التي يطلبها العميل لوضع المنتج النهائي بها (أسطوانات ضوئية – شرائط ممغنطه أقراص صلبه
• تطبيق فعلى / تجريبي للنظام
• المتابعة الفنية للمشروع بالكامل
• التأمين التقني للمعلومات و الوثائق و الأجهزة و البرامج
البرامج المستخدمة :برامج أرشفة عالمية:
Laser fish ـ Arab Dox ـ Elo ـ C M ـ Kofax
الأمن النموذجي داخل المركز
* إجراءات الأمن و السلامة: إن السلامة و الصحة المهنية في الأرشيف الالكتروني
لها هدف واحد وهو التميز في السلامة ودرء الأخطار قدر الإمكان ولذلك فإننا
نحرص دائماً داخل المركز على تطبيق مبدأ السلامة لجميع الموظفين و الأجهزة
بما يكفل الأداء المتميز .. و من هذا المنطلق و الهدف نسعى إلى تطبيقه على
الواقع العملي من خلال :
1ـ توفير معدات السلامة و الوقاية الصحية للعاملين
ا ـ جهاز إنذار الحريق: من الأجهزة الهامة والضرورية هي تقي من نشوب حريق
قد يقضي على المؤسسة بكاملها. يتكون جهاز كاشف الدخان Smoke
Detectorجزئيين أساسيين أولهما مجس حساس للضوء وهو
الفوتوديودPhotodiodeوالجزء الثاني هو جهاز الكتروني يصدر صوت إنذار مرتفع
عند تواجد دخان .
ب ـ طفايات حريق: يتوافر لدينا أعداد كبيره من طفايات الحريق وذلك لتلافي أي أخطار قد تحدث
ج ـ رش المبيدات :توجد أمور كثيرة يفترض إعطاؤها الاهتمام والمتابعة و في مقدمتها موضوع النظافة
حيث يتم توفير كل ما يلزم لعملياتالرش وبالشكل الفعال وبالأوقات المبكرة
حتى يحد من عملية التكاثر, وبالتالي فإننا نقوم بحملة مكثفة للقضاء على
البيوض في مناطق التكاثر وذلك باستخدام المبيدات بالنسب المطلوبة وبفترات
زمنية متتالية وبالتالي نكون قد ساهمنا في القضاء على هذه الحشرات والحد
من أضرارها وإزعاجاتها وتأثيرها على الصحة العامة بشكل عام.
-2. توفير الجو الصحي للعاملين من خلال الأتي:
. إجراء الفحوصات الدورية لمواقع العمل الخطرة
. إقامة دورات إسعافية في مجال الإسعافات الأولية للتوعية
. تعريف الموظفين طريقة التعامل مع الآلة و كيفية تلاف و تجنب إصابة العمل
الخدمات
- هل ترغب في حفظ جميع مستنداتك القديمة في قرص مدمج ؟
- هل تحتاج أحيانا إلي استخدام الماسح الضوئي ؟
- هل لديك الموظفين ولكنك تفتقد النظام ؟
- يمكنك تدريب الموظفين .
- يمكنك الحصول علي الدعم الفني .
فنحن اليوم لدينا الفرصة الحقيقية لاستخدام نظام الأرشفة الالكترونية
والقضاء علي عدم الكفاءة في هذا المجال وتوفير أفضل تجربه لعملائنا لأننا
:
· لدينا اكبر خبره في هذا المجال وذلك من خلال برنامج التدريب المستمر
· وموظفينا دائماً قادرين علي مساعدتك
· نحن نكرس ميزانيات كبيره لتنمية الأفراد وتدريبهم وذلك سعيا لتحقيق التفوق
· مهما كانت متطلباتك سوف تجد الدعم والمشورة
أولا : نشاط الاستشارات
· دراسة الوضع القائم في مجتمع المستفيدين وتحديد الاحتياجات
· وضع مواصفات الاجهزه والبرامج المطلوبة
· تصميم نماذج المدخلات والمخرجات
· وضع مواصفات فرق العمل المطلوبة
· تصميم نظم التصنيف والفهرسة والتكشف والاستخلاص
· تصميم دورة العمل
· وضع خطة التنفيذ
· تصميم استمارات استقصاء الرأي واختيار العينات
· تدريب إفراد المؤسسات علي تنفيذ مشروعات الكم المتراكم
ثانياً : نشاط تنفيذ المشروعات :
·توفير فرق العمل والأجهزة والمعدات والمكان لتنفيذ مشروعات الكم المتراكم داخل مقر العميل طالب الخدمة
ثالثاً
· المركز الرئيسي يعمل 3 ورديات بإمكانيات بشريه 500 موظف :
- 200 محطة إدخال بيانات / وردية
- 100 محطة مراجعة بيانات / وردية
- 100 محطة مسح ضوئي / وردية
- مساحات حفظ مادي لملايين المستندات
ملفأعمالنا
إذا بحثت في السوق قد تجد الشركات التي تقدم مختلف الخدمات في انظمه الأرشفة الالكترونية ولكن ما يميزنا عن الآخرين :
· المرونة ]
· القدرة علي طرح حلول فريدة
· رضا العملاء
· تقديم بيانات ومعلومات دقيقه وبسرعة
· دراسة نوعية العمل لدي العميل
· نستقبل الاستفسارات علي مدار 13 ساعة يومياً عدا الجمعة
نحن المركز الوحيد الذي من شانه أن يضمن النتائج والتنفيذ في الوقت المناسب .
[b]المراكز الفرعية بجمهورية مصرالعربية
· فرع رمسيس ( السبيل )
· فرع رمسيس ( مركز الحركة الرئيسي(
· فرع طنطا
· فرع الإسكندرية
· فرع سوهاج
وفي استكمال لما تم انجازه في المرحلة السابقة سوف يتم تحقيق المزيد من
الانجازات ومن أبرزها تجهيز مراكز للأرشيف فرعية بالمحافظات وذلك بناءاً
على خطة تطوير وتوجيهات السيد رئيس مجلس الإدارة .
وقد تم البدء في
الإعداد لمراكز أرشيف في كلاً من المحافظات الآتية : الغربية ، الشرقية ،
الدقهلية ، الإسكندرية ، السويس ، أسيوط ، سوهاج ، البحر الأحمر ) وجاري
تنفيذ الأعمال الإنشائية والبنية التكنولوجية للتشغيل وتم الانتهاء من
تجهيز فرع طنطا وجاري تجهيز فرع الإسكندرية . وسيحدث هذا التطور طفرة كبيرة
بمجال الأرشيف الالكتروني من توسع أفقي للمشروع بالمحافظات المختلفة وذلك لنشر ثقافة الأرشيف الالكتروني والبدء في تطويره ليصبح بنك المعلومات على مستوى الجمهورية .
ومن خلال هذا التوسع فإن هذه الفروع سوف تقوم بتقديم خدمة الشباك الموحد (
E – Counter ) وهي أحدث المشروعات الهامة الجاري تنفيذها خلال الفترة
القادمة داخل مركز خدمات الأرشيف الالكتروني
وهي عبارة عن نظام جديد لخدمة العملاء وموظفي مكاتب البريد وذلك لتسهيل
التعامل بينهم حيث يتم وضع رقم خاص لكل عميل ومن خلال إدخال هذا الرقم على
الحاسب يستطيع موظف مكتب البريد الحصول على كافة المعلومات والبيانات
الخاصة بالعميل كما يوضح أيضا حجم تعاملات العميل مع الخدمات البريدية التي
تقدمها الهيئة .
بالإضافة إلى مشاركة هذه الفروع في المشروعات الخارجية حيث أن مشروع الأرشيف الالكتروني لا يقتصر على تقديم خدمات للهيئة القومية للبريد فقط وإنما يقدم خدمات للغير.
ولذلك يعد الأرشيف الالكتروني
وسيله عمل مهمة لأي مؤسسه أو منشاة نظرا للفوائد الكبيرة التي تحقق من
خلاله كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي وإمكانية ربط
أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها والرفع من أداء المؤسسات
لذا فقد أصبح لزاما علي كل المؤسسات أو المنشات الحكومية أو الخاصة أن
تواكب العصر وتتحول إلي الارشفه الالكترونية وذلك تحقيقا لمصلحتها ومصالح
مستفيديها
[/b][/b]
